اکسل برای چه کارهایی مناسب نیست؟

اکسل برای چه کارهایی مناسب نیست؟
اکسل با وجود قابلیت‌های گسترده برای محاسبه و تحلیل داده‌ها، اغلب برای کار با پایگاه داده‌ها یا مسائل پیچیده مناسب نمی‌باشد و شاید قادر نباشد همه‌ی نیازهایتان را برطرف کند. ولی در چه حالتی بایست در جستجوی جایگزینی مناسب برای اکسل باشید. در این مقاله، به چند نمونه از آن‌ها خواهیم پرداخت.
: 468

اکسل ابزاری برجسته برای پردازش داده می‌باشد؛ ولی محدودیت‌هایی نیز دارا می‌باشد. برای نمونه، اگر فرمول‌های خیلی پیچیده‌ای در اختیار دارید به‌صورتی‌که باز‌کردن فایل اکسل برای شما دشوار می‌شود، مناسب‌‌تر می‌باشد از فرمت فایل دیگری بهره ببرید. در ادامه مواردی را شرح می‌دهیم که در این موقعیت‌ها استفاده از اکسل مناسب نیست.

تحلیل داده‌ای پیچیده

مایکروسافت اکسل از اقیانوسی گستره از فرمول‌ها برخوردار می‌باشد. این نرم‌افزار آسان‌ترین فرمول‌ها مانند جمع و تفریق تا توابع پیچیده همانند ارزش خالص کنونی، محاسبه ارزش زمانی پول، پیش‌بینی یا محاسبه ارزش‌های ‌آینده را شامل می‌شود. با‌ این‌ وجود اگر با توابع پیچیده و مختلف کار انجام می‌دهید، مناسب‌تر می‌باشد به‌دنبال جایگزین‌های بهتری باشید. اگر متغیرهای فرمولی مبتنی‌بر داده‌های خام باشند، اکسل ابزار برجسته‌ای می‌باشد؛ ولی اگر توابع مبتنی‌بر سلول‌های فرمولی هستند، مناسب‌تر می‌باشد از ابزار تحلیل اختصاصی بهره ببرید.

اگر صفحات گسترده‌ به فرمول‌های گوناگون وابسته می‌باشند، لایه اضافه‌ای از پیچیدگی سبب می‌شود خطاها به‌ سادگی قابل کشف‌ نباشند. اگر فرمول‌ها سه‌خطی و طولانی باشند؛ در‌صورت پیدا کردن خطا، به‌ سادگی قادر نیستید آن‌ها را ردیابی کنید.

به‌جای بهره‌گیری از اکسل برای سناریوهای پیچیده، زبان‌های برنامه‌نویسی مانند پایتون را یاد بگیرید. درک این زبان آسان می‌باشد و منابع رایگان بسیاری برای شروع کار وجود دارند؛ ولی اگر به یادگیری برنامه‌نویسی علاقه ندارید، قادر هستید از ابزار تحلیل داده‌ای اختصاصی بهره ببرید.

فرم‌ها

اکسل به‌ سبب دسترسی ساده بیشتر به‌عنوان فرم به کار برده می‌شود. نمونه‌های بسیاری از رویدادها و گردهمایی‌ها موجود هستند که از لپ‌تاپ و فایل‌های اکسل برای ثبت‌نام میهمان‌ها بهره می‌برند. بهره‌گیری از اکسل به‌عنوان فرم گزینه ایده‌آلی می‌باشد؛ به این علت گه سازمان‌دهندگان قادر هستند مستقیما داده‌های خود را تحلیل کنند. با‌این‌ وجود، بهره‌گیری از اکسل به‌عنوان فرم معایبی نیز دارا می‌باشد:

در درجه اول، کنترلی روی ورود داده‌ها ندارید و هر شخصی قادر است اطلاعات نادرست را تایپ کند. افزون‌ بر این، هیچ استانداردسازی داده‌ای وجود ندارد. برای نمونه، شخصی فادر است New York را جدا بنویسد و شخصی دیگر مخفف NY را به کار ببرد که این مسئله در تحلیل داده‌ها مشکل‌ساز خواهد شد.

در درجه دوم، اگر سایت‌ها ثبت مختلف داشته باشید، به دیتاست‌های جدایی خواهند رسید که به یکپارچه‌سازی احتیاج دارند. این کار زمان‌بر می‌باشد و قادر است سبب به وجود آمدن خطا در داده‌ها و دوباره‌ کاری شود؛ به این علت که امکان دارد برخی کاربران دو بار داده‌هایشان را وارد کرده باشند.

در درجه سوم، حریم خصوصی برای داده‌ای موجود نیست. اگر از صفحه گسترده بهره می‌برید، هر شخصی قادر است داده‌ها را مرور و اطلاعات دلخواه را جمع‌آوری کند. آن‌ها حتی قادر هستند داده‌های موجود را عوض کنند.

در‌ آخر، اگر از اکسل برای ثبت‌نام آنلاین بهره می‌برید، حداقل تلاش کنید برای پایگاه‌‌های داده‌ بزرگ جایگزین مناسب‌تری در نظر بگیرید.

پایگاه داده‌های عظیم

اگر مهارت بسیاری در کار با کامپیوتر دارا نباشید، احتمالا تصور می‌کنید اکسل یا گوگل شیتز، فقط روش ذخیره‌سازی داده می‌باشند. جدیدترین نسخه‌های اکسل ۱۶،۳۸۴ ستون و ۱،۰۴۸،۵۷۶ سطر را دارا می‌باشد که در‌مجموع تعداد سلول‌ها به ۱۷،۱۷۹،۸۶۹،۱۸۴ رسیده است.

با‌این‌ وجود، اگر سال‌ها می‌باشد داده‌هایی را تجزیه‌و‌تحلیل می‌کنید یا کاربران گوناگونی دارید که اطلاعاتی را به یک فایل اضافه می‌کنند، حتی کامپیوترهای قدرتمند هم در بارگیری داده‌ها با مشکل روبه‌رو می‌شوند؛ به این علت که مایکروسافت برای باز‌کردن یک فایل همه‌ی داده‌ها را بارگیری خواهد کرد. گرچه اکسل ابزار پرکاربردی برای تحلیل داده‌های کوتاه‌مدت می‌باشد، اما در حالت نیاز به داده‌های مشخص، بسیار پراتلاف عمل می‌کنند.

جایگزین مناسب ذخیره‌سازی داده‌ها بهره‌گیری از نرم‌افزار یا سرویس پایگاه‌ داده اختصاصی می‌باشد. این نرم‌افزارها از قابلیت‌های مشابهی مانند تحلیل داده‌ها برخوردارند. اگر یکی از طرفداران مجموعه مایکروسافت می‌باشید، قادر هستید از مایکروسافت اکسس نیز بهره ببرید. از جایگزین‌های دیگر می‌توان از LibreOffice Base نام برد.

مدیریت پروژه

پیش از پیدایش ابزارهای مدیریت پروژه اختصاصی مانند Asana و Trello بسیاری از افراد از مایکروسافت اکسل بهره می‌بردند. تنظیم پروژه‌ها در اکسل کار ساده‌ای نیست و حتی قادر هستید تمپلیت‌هایی را برای این منظور دانلود کنید. با این‌ وجود، با رشد تیم و کار روی پروژه‌های بزرگ‌تر، همه‌ چیز پیچیده‌تر و گسترده‌تر خواهد شد. تا هنگامی که از نسخه آنلاین اکسل بهره نبرید، اعضای تیم قادر نیستند هم‌زمان از فایل مدیریت پروژه بهره ببرند. هنگامی که وظایف و زیر وظایف پیچیده‌تری افزوده کنید، امکان دارد با اطلاعات بسیاری روی یک صفحه روبه‌رو شوید.

علاوه‌ بر‌ این، هرچه اشخاص بیشتری به یک فایل دستیابی داشته باشند، احتمال ادغام ناخواسته داده‌ها بیشتر می‌شود. برای نمونه، امکان دارد فرمول‌ها را به‌ شکلی سهوی تغییر دهند یا حتی اطلاعات حساس را پاک کنند. ساخت و تخصیص روابط پروژه‌ای هم قادر است گیج‌کننده شود. به‌ همین‌ سبب، مناسب‌تر است از اپلیکیشن مدیریت پروژه اختصاصی برای مدیریت تیم خود بهره ببرید.

اپلیکیشن‌های مبتنی‌بر هدف به شما و تیمتان این اجازه را می‌دهند تا به چشم‌اندازی واضح برای همه‌ی نیازهایتان دست پیدا کنید. حتی قادر هستید وظایفی را به اعضای مشخص تخصیص دهید تا هیچ‌چیز از چشمتان مخفی نماند. اگر در جستجوی گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه هستید، قادر هستید از ابزارهای مدیریت پروژه رایگان آنلاین بهره ببرید.

تحلیل داده‌های مالی

هنگامی از اکسل برای ردیابی داده‌های مالی بهره می‌برید، امکان دارد به منابع گوناگونی متصل شوید. این منابع قادر هستند فایل‌های دیگر اکسل و پایگاه‌‌های داده‌ آنلاین و حتی وب‌سایت‌های مالی به حساب بیایند. با‌ این‌ وجود با اضافه کردن این موارد، احتمال بروز خطا یا رسیدن به اطلاعات منسوخ نیز بیشتر خواهد شد.

برای نمونه، سال ۲۰۱۲ اتفاقی در جی پی مورگان رخ داد که در آن، فرمول‌ها به‌ شکل تصادفی از مجموع قیمت‌ها به‌جای میانگین قیمت برای محاسبه ریسک بهره بردند. این مسئله سبب ارائه نتایجی درباره دو دامنه کوچک‌تر از مقدار اصلی شدند و ضرر مالی شش‌ میلیارد‌ دلاری برای این شرکت در پی داشتند. فرمول‌های نادرست قسمتی از مجموعه خطاهایی می‌باشند که قادر هستند به ضررهای انبوه خاتمه بیابند.

بهره‌گیری از نرم‌افزار اختصاصی

مایکروسافت اکسل ابزار پرکاربرد برای کار با مجموعه داده‌های کوچک می‌باشد؛ ولی اگر تمایل دارید مقیاس کارتان را گسترش دهید، مناسب‌تر می‌باشد از نرم‌افزار اختصاصی بهره ببرید. بهره‌گیری از نرم‌افزار اختصاصی برای هدفتان سبب افزایش سرعت و انجام بهینه کارها خواهد شد. گرچه بعضی از آن‌ها به زمان و پول یا هر دو احتیاج دارند، اما در بلند‌مدت به سودتان منجر می‌شود.

رفتن به بالا